Qué es Facturae y qué es FACe
Facturae es el formato XML oficial de factura electrónica en España para facturar al sector público. No basta con enviar un PDF: el XML tiene una estructura fija, debe ir firmado electrónicamente e identificar con códigos DIR3 a qué oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora va dirigida. FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado, al que se adhieren también muchas comunidades autónomas y entidades locales; otras tienen su propio punto de entrada o sede.
Preparar ese XML a mano o con herramientas sueltas es lento y da errores de esquema que hacen que FACe rechace la factura. Facturatum lo saca de la misma factura que ya emites, con su número definitivo, sus líneas, su IVA y su retención.
Para quién es
- Sociedades (S.L., S.A.) que prestan servicios o venden a cualquier Administración: la ley les obliga a facturar electrónicamente.
- Autónomos que trabajan para ayuntamientos u organismos que les piden la factura en Facturae.
- Asesorías que preparan la facturación de clientes con contratos públicos.
- 1
Crea la factura como electrónica
Al crear la factura eliges el tipo Factura electrónica. Un borrador normal también se puede convertir desde Editar.
- 2
Completa los datos Facturae
Emisor (nombre comercial, CNAE, municipio, datos registrales, que se rellenan con los valores por defecto de tu empresa), tipo y residencia del receptor y los tres códigos DIR3.
- 3
Emite la factura
El XML lleva siempre el número definitivo, nunca el provisional del borrador; por eso la firma solo se ofrece en facturas emitidas.
- 4
Firma con AutoFirma
Pulsa Firmar Facturae (AutoFirma): Facturatum genera el XML, lo valida contra el esquema y abre AutoFirma para que elijas tu certificado.
- 5
Descarga el .xsig
Obtienes Factura-<número>.xsig, el XML firmado. La clave de tu certificado no sale de tu equipo.
- 6
Súbelo a FACe o a la sede
En FACe, desde Proveedores y Remitir factura, adjuntas el fichero firmado y, si hace falta, los anexos.
Qué incluye el Facturae que genera Facturatum
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Centros administrativos | Oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora (DIR3) con su nombre y dirección. Si indicas uno, se exigen los tres. |
| Impuestos | IVA por tipo, recargo de equivalencia y retención de IRPF, con los mismos importes que la factura. |
| Rectificativas | Se marcan como factura rectificativa con la referencia a la original. |
| Moneda | Euros o divisa con su tipo de cambio; los impuestos, siempre en euros. |
| Forma de pago | Transferencia a tu cuenta de cobros, si tienes IBAN configurado. |
| Validación previa | Comprobación contra el esquema oficial y ajuste de textos a sus límites antes de entregarte el fichero. |
Si un dato no cumple el formato (un código postal sin cinco dígitos, un NIF vacío, un rol DIR3 incorrecto), Facturatum no genera el fichero y te dice exactamente qué corregir. También puedes descargar el XML sin firmar para revisarlo, pero ese no sirve para remitirlo.
Normativa aplicable
La Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica obliga a facturar electrónicamente a la Administración, entre otros, a las sociedades anónimas y limitadas, las personas jurídicas y entidades sin nacionalidad española, las uniones temporales de empresas y los establecimientos permanentes de no residentes. Las Administraciones pueden excluir de esa obligación las facturas de hasta 5.000 €. Las facturas deben presentarse en el punto general de entrada que corresponda y quedan registradas en el registro contable de facturas del organismo.
La factura Facturae para la Administración es independiente de VeriFactu: si tienes VeriFactu activo, la factura se registra al emitirse como cualquier otra, y además generas su Facturae firmada para FACe.
Antes de subir la factura, comprueba
- Que tienes AutoFirma instalado y un certificado válido para firmar en nombre de la empresa (por ejemplo, el de representante de persona jurídica).
- Que los tres códigos DIR3 son los del pedido o contrato; un código equivocado es el motivo de rechazo más habitual.
- Que el NIF, la dirección y el código postal del organismo están completos en la ficha del cliente.
- Que subes el fichero .xsig firmado, no el XML sin firmar ni el PDF.
- Que adjuntas en FACe los anexos que pida el contrato (albaranes, certificaciones de obra).
- Que, si hay que corregir una factura ya emitida, emites una rectificativa y generas su propio Facturae.
Preguntas frecuentes
¿Facturatum envía la factura a FACe automáticamente?
No. Facturatum genera y firma el fichero Facturae (.xsig) y tú lo subes a FACe o a la sede del organismo. Así controlas el envío y los anexos que pida cada Administración.
¿Qué necesito para firmar la factura electrónica?
AutoFirma (la aplicación gratuita del Gobierno de España) instalada en tu equipo y un certificado electrónico válido para firmar en nombre de la empresa. La firma se hace en tu equipo: la clave no se sube a Facturatum.
¿Dónde consigo los códigos DIR3?
Te los facilita la propia Administración: suelen aparecer en el pedido, en el contrato o en la orden de compra. Son tres: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.
¿Un autónomo está obligado a usar Facturae con la Administración?
La Ley 25/2013 obliga sobre todo a sociedades y otras entidades; los autónomos no figuran en esa lista, pero muchas Administraciones se la piden o la aceptan. Consulta lo que exige el organismo para el que trabajas.
¿Puedo convertir en Facturae una factura que ya he creado?
Si está en borrador, sí: abres el borrador, eliges Editar, cambias el tipo a Factura electrónica y completas los datos. Una factura ya emitida no se modifica; si hace falta, se rectifica.
Fuentes oficiales
- Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica (BOE)
- FACe, punto general de entrada de facturas electrónicas
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (BOE)
Contenido informativo. Comprueba siempre la normativa vigente en la sede de la AEAT y el BOE, o consulta a tu asesor.