Qué es la firma digital y qué problema resuelve
Imprimir un documento, firmarlo a mano, escanearlo y enviarlo de vuelta lleva tiempo y deja un PDF que cualquiera puede alterar sin que se note. Una firma electrónica con certificado identifica a quien firma y queda unida al documento: si alguien cambia una coma después, la firma deja de ser válida.
El extra Firma digital añade a Facturatum un apartado con dos pestañas: Firmar, para firmar tus PDF con el certificado electrónico instalado en tu ordenador, y Validar, para comprobar las firmas de un PDF que recibes. Sin programas de pago aparte ni subir tus documentos a otra plataforma.
Para quién es
- Autónomos que firman presupuestos, contratos de servicios o encargos con sus clientes.
- Pymes que firman actas, contratos o documentación interna y necesitan que la firma se vea en el PDF.
- Asesorías que reciben documentos firmados y quieren comprobar quién los firmó y cuándo. Más en asesorías.
Para firmar necesitas un certificado electrónico (de persona física, de representante o el DNIe) y la aplicación gratuita AutoFirma del Gobierno de España instalada en tu ordenador. Facturatum no guarda tu certificado: la firma la hace AutoFirma en tu equipo.
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Activa el extra
En Planes, dentro de Extras, contrata Firma digital. Al momento aparece en el menú y en la tarjeta del extra el botón Abrir Firma digital.
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Sube el PDF
En la pestaña Firmar cargas el documento y lo ves página a página en el visor.
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Dibuja la zona de firma
Marcas el rectángulo donde se verá la firma y eliges si va solo en esa página o en todas. Puedes dibujar varias zonas y añadir una marca de agua de fondo con tu logo o un texto.
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Firma con tu certificado
AutoFirma te pide el certificado una sola vez y aplica una firma por zona, mostrando el progreso.
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Descarga el documento
El visor recarga el PDF firmado para que lo revises y lo descargues, o empieces con otro.
Qué incluye
| Función | Detalle |
|---|---|
| Firma PAdES | Firma electrónica integrada en el propio PDF, el formato habitual para documentos PDF. |
| Zonas visibles | Rectángulo en una página o replicado en todas; si es más alto que ancho, la firma se gira sola. |
| Varias firmas | Una firma por zona en secuencia con el mismo certificado; si algo falla a mitad, lo ya firmado se puede descargar. |
| Marca de agua | Logo de la empresa, una imagen PNG o JPEG de hasta 2 MB o un texto, con opacidad e inclinación. |
| Validador | Visor con un lateral que muestra el firmante, el NIF, la fecha y hora, el algoritmo, el formato y la parte del documento que cubre cada firma. |
| Comprobación | El botón Validar verifica criptográficamente cada firma y la integridad del documento. |
| Acceso | Todos los miembros activos de la organización, sin coste por usuario. |
Normativa aplicable
El Reglamento (UE) 910/2014, eIDAS, regula la firma electrónica en toda la Unión Europea. Distingue la firma electrónica simple, la avanzada (vinculada de forma única al firmante, que permite identificarlo y detectar cualquier cambio posterior) y la cualificada, la única que el reglamento equipara expresamente a la firma manuscrita. El valor de tu firma depende del certificado que uses y del dispositivo donde lo guardes: con un certificado cualificado, como los de la FNMT o el DNIe, firmas con un certificado reconocido en toda la UE.
Esta firma de PDF es distinta de la firma de las facturas electrónicas Facturae, que Facturatum también firma con AutoFirma desde la ficha de cada factura emitida, sin necesidad de este extra. Más en factura electrónica.
Buenas prácticas al firmar documentos
- Revisa la versión final del PDF antes de firmar: cualquier cambio posterior invalida la firma.
- Usa el certificado adecuado: el de representante si firmas en nombre de una sociedad.
- Comprueba que tu certificado no está caducado ni revocado antes de firmar.
- Coloca la zona de firma donde no tape texto y añade una por firmante si son varios.
- Valida los documentos firmados que recibes antes de darlos por buenos.
- Guarda el PDF firmado original: una copia impresa o reescaneada pierde la firma electrónica.
Cómo se cobra
Firma digital es una tarifa plana: 1 € por organización y mes, IVA incluido, para todos los miembros activos, encima de tu plan Facturatum Pro. Lo activas y lo cancelas desde Planes cuando quieras; al cancelarlo se deja de cobrar y se quita el acceso para la organización. Se cobra al mes también si tienes el plan anual, en una suscripción aparte con la misma tarjeta que termina con tu plan.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta la firma digital en Facturatum?
1 € al mes por organización, IVA incluido, además del plan Facturatum Pro. Lo pueden usar todos los miembros activos de tu organización sin coste por usuario.
¿Qué necesito para firmar?
Un certificado electrónico instalado en tu ordenador o el DNIe con su lector, y la aplicación gratuita AutoFirma. Facturatum muestra el documento y las zonas; la firma la hace AutoFirma con tu certificado.
¿Facturatum guarda mi certificado electrónico?
No. El certificado se queda en tu equipo y solo lo usa AutoFirma para firmar. En Facturatum ves el PDF firmado y lo descargas.
¿Puedo firmar un documento varias veces o en todas las páginas?
Sí. Puedes dibujar varias zonas y replicar una zona en todas las páginas. Se aplica una firma por zona y el certificado se pide una sola vez.
¿Puedo comprobar la firma de un PDF que me han enviado?
Sí. En la pestaña Validar subes el PDF y ves cada firma con su firmante, NIF, fecha, algoritmo y formato; el botón Validar comprueba que la firma es correcta y que el documento no se ha modificado.
¿Necesito este extra para firmar mis facturas electrónicas?
No. La firma de las facturas Facturae que envías a FACe o a la sede de una Administración se hace desde la propia factura emitida, sin este extra. Firma digital sirve para firmar y validar otros documentos PDF.
Fuentes oficiales
Contenido informativo. Comprueba siempre la normativa vigente en la sede de la AEAT y el BOE, o consulta a tu asesor.