Presupuestos y albaranes que se convierten en factura

Qué son y qué problema resuelven

Un presupuesto (o factura proforma) es la oferta que haces al cliente antes de trabajar: qué vas a hacer o entregar, a qué precio y hasta cuándo vale. Un albarán es el justificante de que has entregado la mercancía o prestado el servicio. Ninguno de los dos es una factura ni tiene efecto en el IVA, pero ambos acaban, tarde o temprano, convirtiéndose en una.

El problema habitual es que viven en un procesador de textos o en una hoja de cálculo: se pierden versiones, nadie sabe cuáles aceptó el cliente y, al facturar, hay que copiar las líneas a mano con el riesgo de equivocarse en un importe. En Facturatum el presupuesto, el albarán y la factura comparten cliente, líneas y diseño.

Para quién es

• Profesionales y oficios (reformas, instalaciones, diseño, consultoría) que presupuestan cada trabajo antes de empezarlo.
• Comercios y distribuidores que entregan mercancía con albarán y facturan después.
• Pymes que necesitan saber cuántos presupuestos tienen enviados, aceptados o caducados y cuánto suman.
• Ver también soluciones por sectores.

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   Crea el presupuesto

   En Presupuestos eliges el cliente, el concepto, la fecha de vencimiento y la fecha de validez, y añades las líneas, también con productos de tu inventario. Se numera solo, con la serie PRO.

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   Envíalo al cliente

   Al pulsar Enviar, el cliente recibe un email y el presupuesto pasa a Enviado. Puedes reenviarlo y descargar el PDF con el diseño de tus facturas.

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   Marca la aceptación

   Cuando el cliente te dice que sí, pulsas Marcar aceptada. La línea de tiempo registra quién hizo cada paso.

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   Conviértelo en factura

   Convertir a factura crea y emite la factura con las mismas líneas. Con Conversión avanzada abres el formulario de factura ya relleno para revisarlo antes de emitir.

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   Documenta la entrega

   Generas el albarán desde la factura o el presupuesto, o lo creas desde cero, y lo descargas en PDF para entregarlo con el pedido.

Estados de un presupuesto

Desde el listado puedes enviar o anular varios presupuestos a la vez, filtrar por estado y cliente y ver de un vistazo cuántos tienes enviados, convertidos o caducados.

Albaranes

Los albaranes tienen su propia numeración (serie ALB) y tres estados: borrador, enviado y anulado. Puedes vincularlos a una factura, a un presupuesto o a ninguno, y un mismo pedido puede tener varios albaranes parciales sin que la factura cambie de estado. El PDF lleva el diseño de tus facturas y el IBAN de tu cuenta de cobros. Los albaranes no se convierten en factura: la factura se emite aparte (o a partir del presupuesto) y el albarán queda enlazado como justificante de la entrega.

Qué dice la normativa

Ni el presupuesto ni el albarán son facturas a efectos del Reglamento de facturación: no llevan numeración fiscal, no se declaran en el modelo 303 ni se envían a VeriFactu. La obligación de facturar nace con la operación, así que, una vez entregado el bien o prestado el servicio, tienes que emitir la factura en plazo: en el momento o, si el cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente.

Buenas prácticas

• Pon siempre fecha de validez: los precios y los plazos cambian, y un presupuesto sin caducidad compromete.
• Describe las líneas con el mismo detalle que tendrá la factura; al convertir, se copian tal cual.
• Usa Conversión avanzada si el trabajo final difiere de lo presupuestado, en lugar de emitir y rectificar después.
• Vincula cada albarán a su presupuesto o factura para encontrar la entrega cuando el cliente pregunte.
• No dejes trabajos entregados sin factura: el albarán no sustituye a la obligación de facturar.
• Revisa cada semana los presupuestos enviados sin respuesta antes de que caduquen.