Qué problema resuelve
Para un autónomo o una pyme, una factura sin cobrar es caja que no está. La mayoría de retrasos no son impagos, sino olvidos: la factura se quedó en la bandeja de entrada o el cliente esperaba a que alguien se la recordara. Perseguir cobros a mano lleva tiempo y es incómodo, así que muchas veces no se hace hasta que el retraso ya es grande.
Facturatum automatiza la parte repetitiva: sabe cuándo vence cada factura, avisa al cliente y te muestra en una sola pantalla qué está vencido y qué vence esta semana. Tú decides cuándo intervenir.
Para quién es
- Autónomos que facturan a muchos clientes y no tienen tiempo de revisar vencimientos uno a uno.
- Pymes que quieren reducir el plazo medio de cobro sin dedicar una persona a reclamar facturas.
- Negocios que emiten cuotas periódicas con facturas recurrentes y quieren que el cobro siga el mismo ritmo.
- 1
Pon la fecha de vencimiento
Cada factura emitida lleva su vencimiento. Es la fecha que usan los recordatorios y la cola de cobros.
- 2
Configura los recordatorios
En Cola de pagos → Por cobrar activas los recordatorios automáticos, eliges cuántos días antes del vencimiento avisar y si quieres avisar también al vencer.
- 3
Envía la factura
El cliente recibe la factura por email. Si tienes el cobro online activado, desde el detalle de la factura pulsas Enlace de pago, eliges la cuenta donde quieres registrar el cobro y copias el enlace para enviárselo.
- 4
Deja que avise Facturatum
Cada mañana Facturatum revisa los vencimientos y envía el aviso al email del cliente. Tú recibes también la notificación en la aplicación.
- 5
Recuerda a mano si hace falta
En la cola de cobros ves lo vencido y lo que vence esta semana, con los días de retraso, y pulsas Recordar en la factura que quieras.
- 6
Registra el cobro
Si el cliente paga por el enlace, la factura se marca cobrada sola. Si paga por transferencia, la marcas como pagada o la concilias con el extracto del banco.
Recordatorios: qué se envía y cuándo
| Aviso | Cuándo | Cómo se configura |
|---|---|---|
| Próxima a vencer | Cada día a las 9:00 para las facturas enviadas que vencen dentro de los días que hayas elegido. | Recordatorios automáticos activados y días de antelación (de 1 a 90). |
| Vencida | El día en que la factura pasa a vencida; se envía una sola vez. | Opción Vencidas activada. |
| Recordatorio manual | Cuando pulsas Recordar en la cola de cobros. | Siempre disponible para facturas emitidas, vencidas o parcialmente cobradas. |
Los avisos llegan al email del cliente que tengas en su ficha; si no tiene email, solo recibes tú la notificación. Las facturas en borrador, cobradas o anuladas nunca se recuerdan. Aunque desactives los avisos, las facturas siguen pasando a vencidas al superar su fecha, para que tu cola de cobros esté al día.
Enlace de pago con tarjeta
El enlace de pago abre una página de pago segura de Stripe con el importe y el número de la factura. Solo se puede generar para facturas emitidas pendientes de cobro, y caduca: en la factura ves hasta cuándo es válido y, si caduca, generas otro. Cuando el cliente paga, Facturatum recibe la confirmación, marca la factura como cobrada en la cuenta de tesorería que elegiste y deja constancia en la línea de tiempo de la factura. Este cobro online se activa por cuenta: si no ves el botón Enlace de pago en tus facturas, es que no está activado en la tuya.
Si pagas a tus proveedores desde la misma pantalla, la pestaña Por pagar de la cola de pagos te deja preparar una remesa SEPA (pain.001) para subirla a tu banca online. Y para comprobar que todo lo cobrado ha llegado de verdad, usa la conciliación bancaria.
Buenas prácticas para cobrar antes
- Revisa que tus clientes tengan un email correcto en su ficha: sin él, los recordatorios no les llegan.
- Pon vencimientos realistas y acordados en la factura; un recordatorio sobre una fecha que el cliente no conoce genera fricción.
- Un aviso de 3 a 7 días antes del vencimiento suele bastar; más antelación se percibe como insistencia.
- Revisa la pestaña Por cobrar una vez por semana y llama a los clientes con más días de retraso.
- Marca la factura como pagada en cuanto cobres por transferencia para que no se envíen avisos innecesarios.
- Concilia el banco cada mes para detectar cobros que llegaron pero no registraste.
Preguntas frecuentes
¿Los recordatorios se envían a mi cliente o a mí?
A los dos: el cliente recibe un email en la dirección de su ficha y tú una notificación en Facturatum. Si el cliente no tiene email, solo te llega a ti.
¿Puedo desactivar los recordatorios automáticos?
Sí. En Cola de pagos → Por cobrar desmarcas Recordatorios auto, o solo la opción Vencidas, y guardas las preferencias. Puedes seguir enviando recordatorios manuales cuando quieras.
¿Cómo paga el cliente con el enlace de pago?
Con tarjeta, en una página de pago de Stripe. Al completarse el pago, la factura se marca cobrada automáticamente en la cuenta de tesorería que elegiste al crear el enlace.
¿Puedo generar un enlace de pago para cualquier factura?
Solo para facturas emitidas que estén pendientes de cobro (enviadas o vencidas). Si vuelves a pedirlo mientras el enlace anterior sigue vigente y el importe no ha cambiado, Facturatum reutiliza el mismo enlace.
¿Se recuerdan las facturas ya cobradas?
No. Las facturas cobradas, anuladas o en borrador quedan fuera de los recordatorios automáticos y manuales.