Cuándo usar una factura recurrente
Sirve para todo lo que cobras igual cada cierto tiempo: la iguala de una asesoría, un mantenimiento informático, una cuota de socio, el alquiler de un local o una suscripción. En lugar de duplicar la factura cada mes, la defines una vez y Facturatum se encarga. Las facturas que salen son facturas normales: tienen su número, su asiento, su registro Verifactu si lo tienes activo y se cobran, rectifican o anulan como cualquier otra.
- 1
Abre la pestaña Recurrentes
En Facturas emitidas, pestaña Recurrentes, pulsa Nueva recurrente. No tiene entrada propia en el menú.
- 2
Nombre y cliente
Ponle un nombre que reconozcas («Mantenimiento web Talleres Ruiz») y elige el cliente.
- 3
Concepto y líneas
Concepto, cantidad, precio y tipo de IVA de cada línea, como en una factura normal.
- 4
Calendario
Elige la periodicidad (mensual, trimestral o anual), la próxima fecha, la fecha fin si la tiene y los días hasta el vencimiento de cada factura.
- 5
Modo y envío
Crear como borrador si quieres revisarla antes, o Emitir automáticamente. Si se emite, puedes marcar Enviar por email al cliente.
- 6
Guarda y deja que se genere
La recurrente queda Activa. Si necesitas la factura del periodo antes de su fecha, pulsa Ejecutar ahora.
Opciones de una recurrente
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Periodicidad | Mensual, trimestral o anual. |
| Próxima fecha | Fecha en que se generará la siguiente factura. |
| Fecha fin (opcional) | Último periodo que se factura; después la recurrente deja de generar facturas. |
| Días hasta el vencimiento | Se suman a la fecha de cada factura para fijar su vencimiento. |
| Modo | Borrador (lo emites tú) o emisión automática con el siguiente número de la serie. |
| Enviar por email al cliente | Manda la factura emitida al email del cliente, si los envíos automáticos están activos. |
| Activa | Desmárcala para pausar la recurrente sin borrarla. |
Ejemplo: una iguala mensual
Una asesoría cobra 150 € al mes más IVA a un autónomo, con retención del 15 % porque el asesor es profesional persona física. Cada mes la recurrente genera:
| Concepto | Cada mes | Al año (12 facturas) |
|---|---|---|
| Base imponible | 150,00 | 1.800,00 |
| IVA 21 % | 31,50 | 378,00 |
| Retención IRPF 15 % | −22,50 | −270,00 |
| Total factura | 159,00 | 1.908,00 |
Borrador o emisión automática
Con emisión automática la factura sale con número definitivo y ya no se puede editar: un error se corrige con un abono. Si el importe cambia a menudo (horas, consumos), usa Crear como borrador: la factura aparece en el listado de emitidas como borrador y la emites tú tras revisarla.
Enviar por email al cliente solo funciona si la empresa tiene activados los envíos automáticos al cliente en Configuración → Correos a clientes, que vienen desactivados. Sin ellos, la factura se emite igual pero no se manda. Ver Configurar la empresa.
Cada periodo se genera una sola vez: si pulsas Ejecutar ahora y luego llega el proceso diario, este salta el periodo ya generado. Eliminar una recurrente solo impide que se generen facturas nuevas; las ya emitidas no cambian. Para cambiar el precio (por ejemplo, la subida del IPC), edita la recurrente: afecta a los periodos siguientes.
Gastos recurrentes
Lo mismo existe para tus gastos fijos: la pestaña Gastos recurrentes de Facturas recibidas lleva a las plantillas de gasto, con proveedor, importe, cuenta de gasto, periodicidad y próxima fecha. Ver Facturas recibidas.
Problemas típicos
- El cliente no recibe la factura: activa los envíos automáticos y comprueba que tiene email en su ficha.
- No se ha generado la factura del mes: revisa que la recurrente esté Activa y que no haya pasado la fecha fin.
- Necesitas la factura antes de tiempo: pulsa Ejecutar ahora.
- Has cambiado el precio y la factura anterior no cambia: es lo normal, solo afecta a las siguientes.
- Los borradores se acumulan sin emitir: recuerda emitirlos desde el listado (puedes seleccionarlos y enviarlos en lote).
Preguntas frecuentes
¿Cómo creo una factura recurrente en Facturatum?
En Facturas emitidas, pestaña Recurrentes, pulsa Nueva recurrente. Eliges el cliente, las líneas, la periodicidad, la próxima fecha y si quieres que se cree como borrador o se emita automáticamente.
¿Las facturas recurrentes se envían solas al cliente?
Solo si marcas Enviar por email al cliente y la empresa tiene activados los envíos automáticos en Correos a clientes. Si no, la factura se genera igual, pero tendrás que enviarla tú.
¿Puedo generar la factura de un periodo antes de su fecha?
Sí, con Ejecutar ahora. Genera el periodo pendiente y el proceso diario ya no lo vuelve a generar, así que no hay duplicados.
¿Qué pasa con las facturas ya generadas si elimino la recurrente?
Se conservan tal cual. Eliminar o desactivar una recurrente solo evita que se generen facturas nuevas.