Dónde está la configuración de la empresa
Abre Espacios en el menú lateral, entra en la empresa y elige la pestaña Configuración. Las opciones están agrupadas en cuatro bloques: Identidad y documentos (datos fiscales, logo y diseño), Cobros (cuentas bancarias), Cumplimiento fiscal (Veri*Factu y factura electrónica) y Operativa (inventario e inmuebles en alquiler). La pestaña Usuarios gestiona quién entra en la empresa; la explicamos en Varias empresas y usuarios.
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Datos fiscales y logo
Revisa la razón social, el NIF y el domicilio fiscal tal y como constan en Hacienda, añade el email de la empresa y sube el logo (PNG o JPEG; un WebP se convierte a PNG).
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Cuenta de cobro
En Cuentas bancarias da de alta tu cuenta con su IBAN. La cuenta marcada para cobros es la que sale en facturas, presupuestos, albaranes y Facturae.
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Situación fiscal
Completa el perfil fiscal: forma jurídica, régimen de IVA e IRPF, epígrafe IAE o CNAE y las casillas que te apliquen. Pulsa Guardar perfil fiscal.
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Diseño de documentos
Elige uno de los ocho diseños, ajusta colores, tipografía, cabecera, tabla y pie, y guarda el diseño.
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Correos a clientes
Decide si Facturatum puede enviar por su cuenta recordatorios de cobro y facturas recurrentes, y con cuántos días de antelación.
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Verifactu, si lo usas
Sube el certificado de la empresa y activa Veri*Factu. Está explicado en Verifactu y certificado digital.
Datos fiscales: que coincidan con Hacienda
El NIF y la razón social tienen que ser exactamente los del censo de la AEAT. Con Verifactu activo, Hacienda comprueba que coinciden y rechaza el envío si no es así. Cada factura emitida guarda una copia de los datos del emisor y del cliente: si cambias tu dirección más adelante, las facturas ya emitidas no cambian.
Series y numeración
La serie se elige al crear cada factura, en el paso Básica. Un código de serie tiene hasta 10 letras o números, sin guiones ni espacios. El número definitivo se asigna al emitir, correlativo por serie y por año de la fecha de emisión, sin huecos.
| Serie | Ejemplo hasta 2026 | Ejemplo desde 2027 |
|---|---|---|
| A (por defecto) | 2026-0001 | A-2027-0001 |
| Otra serie (B, T…) | B-2026-0001 | B-2027-0001 |
| Rectificativas | Serie R | Serie R |
Usar series distintas es útil para separar, por ejemplo, los tickets del mostrador de las facturas completas. Si el listado detecta números que faltan en la serie del año, te avisa para que guardes la justificación.
Perfil fiscal: qué significa cada opción
| Opción | Para qué sirve |
|---|---|
| Forma jurídica y Régimen IRPF | Estimación directa, objetiva (módulos) o no aplica. Decide si te aparecen el 130 o el 131. |
| Régimen de IVA | Exclusivamente general, exclusivamente simplificado o más de un régimen. |
| Epígrafe IAE y CNAE | Tu actividad; se busca por número (por ejemplo, 845 o 6210). |
| Tiene empleados / Arrienda local | Activan los modelos de retenciones: 111, 115, 190 y 180. |
| Operaciones intracomunitarias, exportaciones, importaciones | Muestran el 349 y ajustan el 303. |
| Acogido voluntariamente al SII, REDEME | Cambian la periodicidad del 303 y la obligación del 390. Más en qué es el SII. |
| Criterio de caja | Rellena las casillas informativas del criterio de caja en el 303. Ver criterio de caja. |
| Opción y revocación de la prorrata especial | Para quien deduce el IVA con prorrata. |
| Exonerado del modelo 390 | Indica que no presentas el resumen anual del IVA. |
| Entidad de nueva creación | Aplica el 15 % en el Impuesto sobre Sociedades y en el cierre del ejercicio. |
Aunque no marques una casilla, el catálogo de modelos también muestra los que piden tus datos: por ejemplo, el 111 si registras facturas recibidas con retención profesional, o el 349 si tienes operaciones intracomunitarias.
Cuentas bancarias y cobros
Puedes tener varias cuentas, cada una con su finalidad por defecto: cobros, pagos, nóminas e impuestos. La primera que creas recibe las cuatro. El bloque Cobros de la configuración muestra cuál es cuál; para crear o editar cuentas usa Gestionar en Banca. Lo explicamos en Bancos y conciliación.
Diseño de documentos
En Diseño de documentos eliges entre ocho diseños (Clásico, Moderno, Minimalista, Corporativo, Compacto, Elegante, Impacto y Suave) y ajustas paletas, colores, tipografías, cabecera, posición y tamaño del logo, estilo de tabla y totales, IBAN, condiciones de pago, espacio para la firma y un pie de hasta 300 caracteres. La vista previa alterna entre factura, presupuesto y albarán. El diseño se aplica a lo que emitas desde que lo guardas; las facturas anteriores se siguen descargando como se emitieron.
Correos a clientes
- Envíos automáticos al cliente: vienen desactivados. Sin activarlos no sale ningún correo automático, ni recordatorios de cobro ni facturas recurrentes con envío.
- Recordatorios automáticos: cuántos días antes del vencimiento (por defecto, 3) y si se recuerdan también las vencidas.
- Aspecto: color de la cabecera y del botón del correo.
- Lo que envías tú con Enviar o Reenviar sale siempre. Las respuestas de los clientes llegan al email de la empresa.
Operativa: inventario e inmuebles
En Inventario activas el catálogo de productos, el control de stock y la opción Mis precios incluyen IVA, que respeta el precio con IVA de los productos al añadirlos a una factura. En Inmuebles arrendados das de alta los locales que alquilas con su referencia catastral, para que el 347 los declare. Más en Inventario y productos.
Errores habituales
- Razón social escrita distinta de la del censo (abreviaturas, «SL» frente a «S.L.»): Verifactu la rechaza.
- Empresa sin email: tus clientes no podrán responder a los recordatorios.
- Perfil fiscal sin guardar: los modelos de Hacienda no se ajustan a tu situación.
- Esperar que un diseño nuevo cambie las facturas ya emitidas: no lo hace, por norma.
- Activar los recordatorios pero no los envíos automáticos: no sale ningún correo.
Preguntas frecuentes
¿Dónde cambio el NIF o la dirección de mi empresa en Facturatum?
En Espacios, entrando en la empresa, pestaña Configuración, bloque Datos fiscales y logo. El cambio vale para las facturas nuevas; las ya emitidas conservan los datos con los que se emitieron.
¿Cómo creo una serie de facturas nueva?
Escribiendo su código en el campo Serie al crear la factura: hasta 10 letras o números, sin guiones ni espacios. Cada serie numera por separado y por año, y el número se asigna al emitir.
¿Para qué sirve el perfil fiscal?
Para que Facturatum sepa qué régimen de IVA e IRPF aplicas y qué obligaciones tienes. Con él decide qué modelos de Hacienda te muestra y cómo rellena casillas como las del criterio de caja o la exoneración del 390.
¿Por qué mis clientes no reciben los recordatorios de cobro?
Porque los envíos automáticos al cliente vienen desactivados. Actívalos en Configuración, Correos a clientes, y comprueba que cada cliente tiene email en su ficha.
¿Puedo cambiar el diseño de la factura después de emitir?
Puedes cambiar el diseño cuando quieras, pero solo afecta a los documentos que emitas después de guardarlo. Cada factura emitida guarda el diseño con el que se emitió.