Qué es cada documento
Un presupuesto (antes llamado proforma) es la oferta que haces antes de trabajar: qué harás, a qué precio y hasta cuándo vale. Su PDF se titula PRESUPUESTO e indica la fecha de validez. Un albarán es el justificante de que has entregado la mercancía o el trabajo. Los dos son documentos informativos: no se declaran en el modelo 303 ni se envían a Verifactu. Todo eso llega con la factura.
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Crea el presupuesto
En Presupuestos pulsa crear, elige el cliente, escribe el concepto, la fecha de vencimiento y la fecha de validez, y añade las líneas (también productos del inventario). Admite retención de IRPF y cantidades con decimales.
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Envíalo
Pulsa Enviar: el cliente recibe un email y el presupuesto pasa a Enviado. Puedes Reenviar o descargar el PDF.
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Márcalo como aceptado
Cuando el cliente dice que sí, pulsa Marcar aceptada.
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Conviértelo en factura
Convertir a factura crea y emite la factura con las mismas líneas e importes. Si prefieres revisar antes de emitir, usa Conversión avanzada: abre el asistente de facturas ya relleno.
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Genera el albarán
Desde el presupuesto o desde la factura, Generar albarán crea un albarán en borrador con el cliente y las líneas.
Estados de un presupuesto
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Creado, todavía no enviado. Se edita libremente. |
| Enviado | El cliente lo ha recibido por email. |
| Aceptado | Lo has marcado como aceptado por el cliente. |
| Convertido | Ya tiene factura vinculada; con Ver factura vinculada la abres. No se puede anular. |
| Anulado | Lo has dejado sin efecto. |
| Caducado | Ha pasado su fecha de validez sin convertirse. |
Desde el listado puedes seleccionar varios presupuestos y enviarlos o anularlos en lote, filtrar por estado y ver cuántos tienes convertidos. Duplicar te ahorra rehacer una oferta parecida.
Ejemplo: del presupuesto a la factura
| Línea | Cantidad | Precio | Base |
|---|---|---|---|
| Mano de obra (horas) | 12 | 35,00 | 420,00 |
| Material | 1 | 380,00 | 380,00 |
| Base imponible | 800,00 | ||
| IVA 21 % | 168,00 | ||
| Total | 968,00 |
Al convertirlo, la factura sale con exactamente estas líneas y este total, y recibe su número definitivo de la serie de facturas. Si el presupuesto llevaba retención de IRPF, pasa también a la factura.
Albaranes
- Se crean desde cero, o con Generar albarán desde una factura o un presupuesto.
- Tienen tres estados: Borrador, Enviado y Anulado, y guardan cantidades con decimales (2,5 kg se queda en 2,5).
- Se pueden vincular a una factura o a un presupuesto, y un mismo pedido puede tener varios albaranes.
- Facturar albarán abre la factura con el cliente del albarán, que ya no se puede cambiar.
- En Diseño de documentos puedes activar el espacio para la firma, que en los albaranes sale como «Recibí conforme».
- Si la empresa controla stock, las facturas y los albaranes mueven el stock. Más en Inventario y productos.
Presupuestos, albaranes y facturas tienen una tarjeta Adjuntos para guardar el pedido del cliente, el contrato o el albarán firmado (PDF, imágenes, Word, Excel, CSV o texto, hasta 10 MB cada uno). Al borrar el documento se borran sus adjuntos.
Problemas típicos
- El presupuesto no se crea: falta cliente, concepto, fecha de vencimiento, fecha de validez o alguna línea.
- El email no llega: el presupuesto se guarda igual; revisa el email del cliente y la carpeta de spam, y vuelve a enviarlo desde el detalle.
- No puedes anular un presupuesto: ya está convertido en factura.
- Quieres cambiar algo al convertir: usa Conversión avanzada en lugar de Convertir a factura.
- No te deja cambiar el cliente al facturar un albarán: viene fijado por el albarán.
Preguntas frecuentes
¿Cómo convierto un presupuesto en factura en Facturatum?
Abre el presupuesto y pulsa Convertir a factura para emitirla directamente con las mismas líneas, o Conversión avanzada para revisar la factura antes de emitirla. El presupuesto pasa a Convertido y queda vinculado a la factura.
¿Un presupuesto o un albarán cuentan para el IVA?
No. Son documentos sin efecto fiscal: no generan asiento, no se declaran en el 303 y no se envían a Verifactu. La obligación nace con la factura.
¿Puedo facturar a partir de un albarán?
Sí. Con Facturar albarán se abre la factura con el cliente y las líneas del albarán. También puedes hacer lo contrario: generar un albarán desde una factura emitida.
¿Qué pasa cuando un presupuesto caduca?
Pasa al estado Caducado al superar su fecha de validez. Si el cliente lo acepta más tarde, lo más limpio es duplicarlo con una fecha de validez nueva y enviarlo otra vez.