Recordatorio de pago: cómo reclamar una factura vencida, con ejemplos

Cuándo enviar un recordatorio de pago

La mayoría de facturas que se pagan tarde no son impagos, sino olvidos o facturas que se han quedado en una bandeja de entrada. Un calendario de avisos claro y siempre igual reduce mucho los retrasos sin estropear la relación con el cliente:

Antes de enviar nada, comprueba en el banco que el cobro no ha llegado ya: un recordatorio a quien ya ha pagado genera más fricción que ninguno. La conciliación bancaria y la guía de conciliación de facturas y cobros te ayudan a tenerlo al día.

Recordatorio de pago: ejemplo de mensaje amable

Asunto: Recordatorio: factura F-2026-0142 con vencimiento el 30 de octubre

Claves del primer aviso: número de factura, importe, fecha de vencimiento, cómo pagar, la factura adjunta y una salida fácil («si ya la has pagado…»). Nada de reproches: el objetivo es que pague, no tener razón.

Segundo aviso de pago vencido

Asunto: Segundo aviso: factura F-2026-0142 pendiente de pago

Aquí ya pides un compromiso concreto (una fecha) y abres la puerta a que te cuenten si hay una incidencia: a veces el retraso viene de un error en la factura, de un pedido sin aprobar o de un dato fiscal mal puesto. Si es así, corrige con una factura rectificativa en lugar de editar la original. Merece la pena llamar por teléfono además de escribir.

Último aviso antes de reclamar

Asunto: Último aviso: factura F-2026-0142 vencida hace 30 días

El último aviso debe ser escrito y fechado, dejar claro qué se debe, desde cuándo y qué pasará si no se paga. Guarda copia de todos los envíos: si llegas a un procedimiento monitorio, te servirán para acreditar la deuda y tus intentos de cobro.

Plazos de pago legales: la Ley de morosidad

La Ley 3/2004 se aplica a los pagos entre empresas (incluidos autónomos) y entre empresas y Administración. No se aplica a consumidores: si tu cliente es un particular, rige lo que hayáis pactado y el Código Civil.

• Plazo por defecto: 30 días naturales desde la entrega de la mercancía o la prestación del servicio, aunque hayas enviado la factura antes (art. 4.1).
• Plazo máximo pactado: las partes pueden ampliarlo, pero nunca por encima de 60 días naturales (art. 4.3). Una cláusula de 90 días con una empresa es nula en ese exceso.
• Factura: debes hacerla llegar antes de que pasen 15 días naturales desde la entrega o el servicio.
• Procedimiento de aceptación: si el contrato prevé una verificación del trabajo, no puede durar más de 30 días y el plazo de pago cuenta desde la aceptación.

Intereses de demora comerciales y la indemnización de 40 €

Si no habéis pactado otro interés, el deudor debe pagar el tipo legal de demora comercial: el tipo de la operación principal de financiación más reciente del Banco Central Europeo antes del semestre, más 8 puntos (art. 7.2). El Tesoro lo publica en el BOE cada semestre: para el segundo semestre de 2026 es el 10,40 % (Resolución de 30 de junio de 2026). Los intereses corren automáticamente desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de reclamarlos antes.

Además, el acreedor tiene derecho a 40 € fijos por factura como indemnización por costes de cobro, que se suman a la deuda sin necesidad de pedirlos (art. 8), y puede reclamar los costes de cobro acreditados que superen esa cantidad.

Este interés comercial no tiene nada que ver con el interés de demora tributario que cobra Hacienda (4,0625 %), que explicamos en intereses de demora en pagos fraccionados.

Errores habituales al recordar un pago

• Esperar semanas para el primer aviso: cuanto antes se recuerda, antes se cobra.
• Enviar el recordatorio sin la factura adjunta ni el número de cuenta.
• Reclamar una factura que ya está cobrada por no haber conciliado el banco.
• Usar un tono agresivo en el primer mensaje.
• Pactar plazos de más de 60 días con empresas, que la ley no permite.
• Olvidar que puedes reclamar intereses y los 40 € de indemnización.
• No guardar copia fechada de los avisos.

Cómo lo hace Facturatum

Facturatum envía por email los recordatorios de pago de forma automática: antes del vencimiento (con la antelación que elijas, de 1 a 90 días) y el día en que la factura vence. Desde la cola de cobros ves lo vencido con sus días de retraso y mandas un recordatorio manual con un clic, y si tienes el cobro online activado puedes enviar un enlace de pago con tarjeta que marca la factura como cobrada. Si facturas cuotas fijas, combínalo con las facturas recurrentes.