Conciliación de facturas: cómo cuadrar facturas, cobros y banco

Qué es la conciliación de facturas

La conciliación bancaria compara el extracto del banco con la cuenta 572. La conciliación de facturas va un paso más allá: además de que el banco cuadre, comprueba qué factura paga cada cobro. Es lo que te permite saber qué clientes deben dinero, enviar un recordatorio de pago solo a quien toca y no reclamar una factura que ya está cobrada.

Sin conciliación, la cuenta 430 acaba mezclando facturas pendientes de verdad con cobros que nadie ha imputado, y el informe de deudores deja de ser fiable. Y si tributas en el IVA por criterio de caja, la fecha del cobro determina además cuándo declaras el IVA, así que necesitas saber exactamente cuándo se cobró cada factura.

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   Saca la lista de facturas pendientes

   Facturas emitidas no cobradas a la fecha de corte, con cliente, número, vencimiento e importe total (con IVA y menos retención, si la hay).

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   Descarga el extracto del periodo

   Desde la última conciliación hasta la fecha de corte, en un formato que puedas importar (CSV, camt.053 o MT940).

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   Empareja los cobros exactos

   Primero los que coinciden en importe y en concepto (número de factura o nombre del cliente): son la mayoría.

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   Resuelve las diferencias

   Cobros parciales, transferencias que pagan varias facturas, comisiones, remesas y anticipos. Cada diferencia necesita su asiento.

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   Asienta y comprueba saldos

   Contabiliza los cobros contra la 430 y comprueba que el saldo de la 572 coincide con el del extracto y que el de la 430 coincide con la lista de facturas pendientes.

Los asientos básicos: 430 y 572

Al emitir la factura cargas la 430 por el total y abonas la venta (700 o 705) y el IVA repercutido (477). Al cobrar, cargas la 572 y abonas la 430. Si el cobro llega completo y por el mismo importe, la conciliación es inmediata. Los problemas aparecen cuando el banco y la factura no dicen lo mismo.

Ejemplo de conciliación de un mes

A 31 de marzo tienes cuatro facturas pendientes y estos movimientos en el banco:

Tras los asientos, la 430 queda con 2.120 €: los 305 € pendientes de la F-103 más los 1.815 € de la F-104, que es exactamente la lista de facturas pendientes. El anticipo no reduce la 430 porque todavía no hay factura de venta: va a la 438. Ojo: el IVA de un anticipo se devenga al cobrarlo, así que tienes que emitir una factura de anticipo (500 € con IVA incluido: base 413,22 € + 86,78 € de IVA) y, al facturar el pedido completo, descontarlo.

Descuadres típicos y cómo resolverlos

• Cobros parciales: imputa el importe a la factura y deja el resto pendiente. No canceles la factura entera ni registres un descuento que no has pactado.
• Un cobro que paga varias facturas: reparte el importe entre ellas; si el cliente no indica cuáles, empieza por las más antiguas y confírmalo con él.
• Comisiones y gastos bancarios: la diferencia va a la 626. Si se repite con un cliente, valora pactar que asuma él los gastos de la transferencia.
• Remesas de recibos SEPA: el banco abona un solo importe por toda la remesa. Concilia la remesa con la lista de recibos que incluía y, si alguno se devuelve, vuelve a cargar la 430 por ese recibo y la 626 por los gastos de devolución.
• Retenciones de IRPF: si facturas con retención, el cliente te paga el total menos la retención. El cobro se concilia con el importe líquido, y la retención queda en la 473 para tu modelo 130 o tu Impuesto sobre Sociedades.
• Anticipos: cobro antes de la factura. Ve a la 438 y emite factura de anticipo.
• Cobros duplicados o de importe mayor: si el cliente paga dos veces, el exceso es una deuda tuya con él; devuélvelo o aplícalo a la siguiente factura con su conformidad.

Cada cuánto hacer la conciliación

Con pocas facturas basta una vez al mes; con muchos clientes o cobros diarios, una vez por semana. En cualquier caso, hazla antes de presentar el [modelo 303](/modelo-303) (sobre todo si estás en criterio de caja), antes de reclamar a un cliente y antes del cierre del ejercicio, cuando tienes que valorar si alguna deuda es de cobro dudoso. Cuanto más tiempo pasa, más difícil es recordar qué pagaba un movimiento.

Errores frecuentes en la conciliación de facturas

• Marcar como cobrada una factura por un movimiento que en realidad paga otra.
• Dejar comisiones sin contabilizar, de modo que la 430 queda con saldos residuales de 2 o 3 €.
• Registrar un anticipo contra la 430 sin factura, o no emitir factura de anticipo.
• Conciliar una remesa como un único cobro sin desglosar los recibos.
• Olvidar la retención y pensar que el cliente ha pagado de menos.
• No volver a cargar la 430 cuando se devuelve un recibo.

Cómo lo hace Facturatum

En bancos y conciliación das de alta tus cuentas e importas los extractos en CSV, camt.053 o MT940. Facturatum te sugiere con qué factura emitida o recibida casa cada movimiento; tú confirmas, y el cobro o el pago queda contabilizado contra la 430 o la 400/410 en tu contabilidad. Y para las facturas vencidas puedes enviar recordatorios de cobro desde la propia factura. Tienes el detalle en la ayuda de bancos y conciliación.