Certificado digital de autónomo y de sociedad: cómo obtenerlo

El certificado digital es tu firma y tu DNI en internet: con él presentas los modelos de Hacienda, recibes notificaciones, firmas documentos y, desde 2027, puede ser la llave con la que tu programa de facturación envía los registros de Verifactu. Si eres autónomo, el que necesitas es el certificado de persona física de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), que es gratuito. Si tienes una sociedad, necesitas además el certificado de representante. Te explicamos cómo obtener cada uno, cuánto cuestan y dónde instalarlos.

Qué certificado necesitas

Si eres autónomo, tu certificado de persona física es el de tu actividad: no hay un certificado distinto «de autónomo». Si tienes una sociedad, el de persona física te identifica a ti, pero para actuar en nombre de la empresa necesitas el de representante. También puedes usar el DNI electrónico como certificado, aunque en la práctica el certificado en software es más cómodo.

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   Prepara el equipo

   En la sede de la FNMT, sección Certificados > Persona física, descarga el configurador que indica para tu sistema. Haz todo el proceso desde el mismo ordenador, con el mismo usuario y el mismo navegador.

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   Solicita el certificado

   Introduce tu NIF, tu primer apellido y tu correo electrónico. Recibirás por email un código de solicitud: guárdalo.

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   Acredita tu identidad

   Con el código, acude a una oficina de registro (oficinas de la AEAT, de la Seguridad Social, muchos ayuntamientos) con tu DNI o NIE. La FNMT ofrece también la acreditación por videoidentificación, que puede tener coste, y la vía con DNI electrónico, que se hace entera por internet.

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   Descarga e instala

   Pasado un rato tras la acreditación, vuelve a la sede de la FNMT desde el mismo equipo, introduce NIF, apellido y código de solicitud, acepta las condiciones y descarga el certificado.

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   Haz una copia de seguridad

   Exporta el certificado con su clave privada a un fichero .pfx o .p12 protegido con contraseña y guárdalo fuera del ordenador. Sin copia, si cambias de equipo tendrás que pedirlo de nuevo.

Certificado de representante para tu sociedad

Para una sociedad limitada o anónima el proceso es parecido, pero en la acreditación tienes que demostrar que representas a la empresa. Normalmente se aporta:

• Tu DNI o NIE como solicitante.
• Un certificado del Registro Mercantil relativo a la constitución y a tus facultades de representación (nombramiento de administrador o poder), de fecha reciente.
• El código de solicitud generado en la sede de la FNMT.

La acreditación del certificado de representante se hace en las oficinas de registro que lo admiten, y la AEAT las tiene habilitadas. Para algunos cargos, como el de administrador único o solidario, la FNMT ofrece vías de tramitación que evitan ir a la oficina: consulta en su sede si tu caso las admite. Revisa los requisitos concretos en la sede de la FNMT antes de ir, porque la documentación cambia según el tipo de sociedad y de cargo.

Para qué te sirve el certificado

• Presentar modelos de Hacienda: 303, 130, 111, 390, la renta… Muchos se pueden presentar con Cl@ve, pero el certificado funciona en todos los trámites y es imprescindible para muchos de ellos si eres sociedad.
• Recibir notificaciones electrónicas: las sociedades están obligadas a recibir las notificaciones de la AEAT por vía electrónica; el certificado te permite leerlas en la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú) y en la Sede.
• Verifactu: en la modalidad Verifactu, los registros de facturación se envían a la AEAT con un certificado (tuyo o de quien remita en tu representación). En la modalidad no Verifactu, sirve para firmar los registros. Lo contamos en implantar Verifactu.
• Seguridad Social y otros organismos: cambiar la base de cotización, pedir certificados, presentar documentación a la administración o licitar.
• Firmar documentos PDF con validez legal.

Dónde instalar el certificado

Cuando subas el certificado a un programa para que envíe a la AEAT, comprueba que el proveedor lo guarda cifrado y que puedes revocarlo o sustituirlo cuando quieras. Y si trabajas con una asesoría, piensa si prefieres que remita ella en tu nombre con tu representación, en lugar de entregarle tu certificado.

Ejemplo: lo que necesita una pequeña sociedad

Carlos es administrador único de una SL con dos socios. Para presentar los modelos y activar Verifactu antes del 1 de enero de 2027 necesita:

Renovación y caducidad

El certificado de persona física se puede renovar por internet en los días previos a su caducidad desde la sede de la FNMT, sin volver a acreditarte, siempre que siga vigente. Los de representante no se renuevan: al caducar se solicitan de nuevo. Apunta la fecha de caducidad en tu calendario, porque un certificado caducado el día 20 de un mes de presentación es un problema. Tienes los plazos de los modelos en el calendario.

Certificado digital o Cl@ve: cuál usar

Cl@ve es el sistema de identificación de las administraciones con usuario y PIN o clave permanente. Para un autónomo es útil para consultas rápidas y para presentar muchos modelos y la renta desde el móvil. Pero tiene límites: no sirve para firmar documentos fuera de la administración, no lo puede usar tu programa de facturación para enviar registros en tu nombre y no permite actuar como representante de una sociedad. Lo práctico es tener las dos cosas: Cl@ve para el día a día y el certificado para firmar, para la sociedad y para el software.

Errores frecuentes con el certificado digital

• Cambiar de navegador o de ordenador entre la solicitud y la descarga: la descarga falla.
• No hacer copia de seguridad y perder el certificado al formatear el equipo.
• Usar el certificado personal del administrador para trámites que requieren el de representante.
• Dejar que caduque justo antes de un plazo de presentación.
• Compartir el fichero .pfx y su contraseña por correo sin cifrar.
• Instalarlo en un equipo compartido sin protegerlo con contraseña.

Cómo te ayuda Facturatum

En Facturatum activas Verifactu con el certificado de tu empresa: a partir de ahí cada factura genera su registro encadenado y su QR. Con ese certificado también puedes validar y presentar telemáticamente el modelo 303 y el modelo 390; el resto de modelos se calculan y se descargan en PDF y en fichero para la Sede. Los pasos están en la ayuda de Verifactu y certificado digital.