Cómo hacer una factura con retención de IRPF paso a paso

Si eres profesional autónomo (diseñador, abogado, consultor, arquitecto, programador dado de alta en una actividad profesional…) y facturas a una empresa o a otro autónomo, tu factura tiene que llevar IVA y, además, una retención de IRPF que tu cliente descuenta del pago e ingresa en Hacienda por ti. En este artículo te explicamos paso a paso cómo hacer una factura con retención, qué datos son obligatorios y cómo se calcula, con un ejemplo completo.

Cuándo una factura lleva retención

La retención de IRPF se aplica cuando se cumplen dos condiciones a la vez:

• Tú ejerces una actividad profesional (las de la sección segunda de las tarifas del IAE, como abogados, economistas, diseñadores gráficos o ingenieros) o alguna de las actividades a las que la normativa también obliga a retener, como determinados cursos y conferencias o las de autores que ceden derechos.
• Tu cliente es un empresario, profesional o entidad obligado a retener: una sociedad, otro autónomo en el ejercicio de su actividad, una comunidad de bienes, una administración pública…

Si facturas a un particular (un consumidor final), no hay retención: la factura lleva solo IVA. Y si tu actividad es empresarial (un comercio, un taller, una tienda online), tampoco retienes salvo casos concretos, como algunas actividades en módulos.

Qué porcentaje de retención aplicar

El 7 % de nuevos profesionales se aplica en el año de inicio de la actividad y en los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido una actividad profesional en el año anterior al inicio. Para aplicarlo tienes que comunicárselo por escrito al cliente. La retención se calcula siempre sobre la base, nunca sobre el total con IVA.

Datos obligatorios de la factura (RD 1619/2012)

El artículo 6 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012) fija qué tiene que llevar una factura completa. La retención no es un requisito de ese reglamento, sino de la normativa del IRPF, pero se indica en la misma factura para que el cliente sepa cuánto pagar.

• Número y, en su caso, serie, correlativos.
• Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la operación.
• Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
• NIF del emisor y del destinatario.
• Domicilio del emisor y del destinatario.
• Descripción de los servicios prestados.
• Base imponible, con el precio unitario sin impuestos y los descuentos si los hay.
• Tipo de IVA aplicado y cuota resultante.
• La mención correspondiente si la operación está exenta, no sujeta o con inversión del sujeto pasivo.
• Además (por la normativa del IRPF): el porcentaje y el importe de la retención y el total a pagar.

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   Pon tus datos y los del cliente

   Nombre o razón social, NIF y domicilio de los dos. Sin el NIF del cliente, la factura no es completa y él no podrá deducir el IVA.

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   Numera y fecha la factura

   Usa la siguiente numeración de tu serie y la fecha de expedición. Si la factura es de un trabajo hecho otro mes, indica también la fecha de la operación.

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   Describe el servicio y la base

   Una línea por concepto, con cantidad, precio unitario y, si los hay, descuentos. La suma es la base imponible.

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   Calcula el IVA

   Aplica el tipo que corresponda (normalmente el 21 %) sobre la base.

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   Calcula la retención

   Aplica el 15 % (o el 7 % si eres nuevo profesional) también sobre la base, y réstalo.

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   Indica el total a pagar

   Base + IVA − retención. Es lo que tu cliente te transfiere; la retención la ingresa él en Hacienda con su modelo 111.

Ejemplo completo de factura con IVA y retención

Marta, diseñadora gráfica autónoma desde hace cinco años, factura a una sociedad la identidad visual de su nueva marca.

Comprobación: 1.200 + 252 − 180 = 1.272 €. Si Marta hubiera empezado su actividad este año, con retención del 7 % (84 €), el total sería 1.200 + 252 − 84 = 1.368 €. Puedes hacer estas cuentas con la calculadora de calcular una factura con IVA y retención, que también funciona al revés (de lo que quieres cobrar a la base).

Qué pasa después con el IVA y la retención

La retención no es un impuesto extra: es un adelanto de tu IRPF. Si más del 70 % de tus ingresos llevan retención, puedes quedar exento de presentar el 130 (lo explicamos en la página del modelo 130). Y en enero, tu cliente te incluirá en su resumen anual de retenciones, el modelo 190: comprueba que los importes coinciden con tus facturas.

Casos especiales

• Cliente particular: sin retención. Total = base + IVA.
• Cliente de otro país de la UE: sin retención española y, si es empresa con NIF-IVA válido, sin IVA (inversión del sujeto pasivo). Tienes los detalles en IVA en servicios a clientes de la UE.
• Suplidos (gastos que pagas en nombre del cliente, como una tasa): no llevan IVA ni retención y se suman al final.
• Facturas con IVA exento (por ejemplo, ciertos servicios sanitarios o educativos): sin IVA, pero con retención si eres profesional y el cliente es empresa.
• Factura simplificada: no es la adecuada si tu cliente es empresa y necesita deducirse el IVA; usa una completa. Lo explicamos en simplificada o completa.

La factura con retención a partir de Verifactu

Con la entrada en vigor de Verifactu (el 1 de julio de 2027 para los autónomos, según el Real Decreto-ley 15/2025), la factura tendrá que emitirse con un programa conforme que genere su registro de facturación y su código QR. La retención no cambia: se sigue calculando igual y se indica en la factura. Lo que deja de ser posible es hacer la factura en una plantilla de Word o Excel. Si aún facturas así, tienes los pasos en la página de Verifactu.

Errores frecuentes en las facturas con retención

• Calcular la retención sobre el total con IVA en lugar de sobre la base.
• Aplicar el 7 % pasados los tres años o sin habérselo comunicado al cliente.
• Poner retención a un cliente particular.
• Olvidar el NIF o el domicilio del cliente.
• Saltarse números de la serie o reutilizar uno de una factura anulada.
• Corregir una factura ya enviada editándola, en lugar de emitir una factura rectificativa.

Cómo te ayuda Facturatum

En Facturatum indicas la retención y su porcentaje al hacer la factura, y el programa calcula solo la base, el IVA, la retención y el total, con todos los datos obligatorios y numeración correlativa. Con Verifactu activado, la factura lleva su QR. Desde tu facturación salen el modelo 303 y el modelo 130 de cada trimestre. Facturatum Pro cuesta 5,99 € al mes o 59,90 € al año, IVA incluido, con 15 días de prueba. Tienes la guía de uso en crear y emitir una factura.