Cómo contabilizar facturas recibidas: asientos con IVA, retención e ISP

Las cuentas que necesitas

Tienes la lista completa y sus asientos típicos en cuentas del Plan General Contable más usadas. Lo importante es separar siempre base, IVA y retención: cada importe va a su cuenta y la suma del Debe tiene que coincidir con la del Haber.

1. 1

   Comprueba la factura

   Que esté a tu nombre con tu NIF, que sea una factura completa y que la operación esté afecta a tu actividad. Sin eso, el IVA no es deducible.

2. 2

   Clasifica el gasto

   Decide si es compra de mercaderías (600), un gasto de servicios (62x) o un bien de inversión (grupo 2). La cuenta determina también la casilla del 303 en la que irá el IVA.

3. 3

   Separa base, IVA y retención

   La base al gasto, el IVA deducible a la 472 y, si te han facturado con retención, el importe retenido a la 4751. El total a pagar va al proveedor o acreedor.

4. 4

   Revisa si hay ISP o suplidos

   En inversión del sujeto pasivo autorrepercutes el IVA (472 y 477). Los suplidos no llevan IVA y no forman parte de la base: se contabilizan aparte por su naturaleza.

5. 5

   Registra el pago

   Cuando pagas, cancelas la deuda con el proveedor contra el banco. Así la 400 o la 410 queda a cero y puedes conciliar con el extracto.

Factura de compra con IVA

Compras mercaderías por 1.000 € + 21 % de IVA (210 €) = 1.210 €.

Factura de un profesional con retención de IRPF

Tu asesoría te factura 500 € de honorarios, 105 € de IVA (21 %) y una retención del 15 % (75 €). Pagas 530 € y los 75 € los ingresas tú en Hacienda con el modelo 111.

El alquiler del local funciona igual, con la cuenta 621 y una retención del 19 % que se ingresa con el modelo 115: por 1.000 € de alquiler cargas 1.000 € a la 621 y 210 € a la 472, y abonas 190 € a la 4751 y 1.020 € a la 410.

Factura con inversión del sujeto pasivo

Una plataforma de publicidad con sede en Irlanda te factura 500 € sin IVA. Te autorrepercutes el 21 % (105 €): lo registras a la vez como IVA soportado y como IVA repercutido. Tienes los casos y las casillas del 303 en inversión del sujeto pasivo: ejemplos.

Factura con suplidos

Los suplidos son gastos que tu proveedor paga en tu nombre y por tu cuenta (por ejemplo, una tasa de Tráfico que adelanta una gestoría). No forman parte de la base imponible ni llevan IVA ni retención. La gestoría te factura 200 € de honorarios + 42 € de IVA − 30 € de retención (15 %) + 60 € de suplido por la tasa. Total a pagar: 272 €.

Compra de un bien de inversión

Un ordenador de 1.200 € + 252 € de IVA no es un gasto del año, sino inmovilizado: cargas 1.200 € a la 217 y 252 € a la 472, y abonas 1.452 € a la 523. El gasto llega después, a través de la amortización. En el 303, su IVA va en las casillas de bienes de inversión (30 y 31), no en las de bienes corrientes.

El pago de la factura

Si la factura es de un proveedor de mercaderías, el pago va contra la 400. Cuando pagas varias facturas con una sola transferencia, haz un único asiento con una línea por factura en la 400 o la 410 y una línea por el total en la 572: así la conciliación con el extracto es directa. Tienes cómo hacerla en conciliación de facturas.

Errores frecuentes al contabilizar facturas recibidas

• Cargar a la 472 el IVA de gastos que no son deducibles (tickets sin tus datos, gastos personales, IVA extranjero cobrado por un proveedor de la UE).
• Contabilizar por el total la factura de un profesional y olvidar la retención en la 4751: el 111 no cuadrará.
• Registrar una factura de un proveedor de la UE sin autorrepercutir el IVA.
• Incluir los suplidos en la base imponible o aplicarles IVA.
• Llevar a gasto un bien de inversión en lugar de al inmovilizado.
• Usar la fecha de pago en lugar de la de la factura para el asiento de gasto (salvo criterio de caja en el IVA).

Cómo lo hace Facturatum

En facturas recibidas y gastos das de alta la factura a mano o subiendo el PDF del proveedor, del que Facturatum lee los datos para que los revises. Indicas IVA, retención o inversión del sujeto pasivo y adjuntas el documento, y la factura se contabiliza sola con estas cuentas en tu contabilidad con el PGC. El pago se concilia con el movimiento del banco y los importes pasan al modelo 303, al 111 o al 115 según corresponda.