Prorrata general y prorrata especial del IVA: cálculo, regularización y opción

Si todavía no tienes claro qué es la prorrata y quién la aplica, empieza por la definición del glosario: prorrata de IVA. Aquí vamos a los números: cómo se calcula cada modalidad, cómo se regulariza en el último trimestre y cuándo te conviene (o te obligan a) pasar a la especial.

Cómo se calcula la prorrata general

El porcentaje de deducción se obtiene con una fracción (art. 104 de la Ley del IVA): en el numerador, el importe anual de las entregas y servicios que dan derecho a deducir (operaciones sujetas y no exentas, exportaciones, entregas intracomunitarias…); en el denominador, ese mismo importe más el de las operaciones que no dan derecho (por ejemplo, formación reglada, servicios sanitarios, seguros o alquiler de vivienda). Los importes van sin IVA y el resultado se redondea a la unidad superior.

No se incluyen en la fracción, entre otras, las ventas de bienes de inversión, las operaciones inmobiliarias o financieras que no son tu actividad habitual, ni las subvenciones que no forman parte de la base imponible (art. 104.Tres).

Prorrata provisional y prorrata definitiva

• Provisional: durante el año deduces en cada modelo 303 el porcentaje definitivo del año anterior (art. 105). Si empiezas la actividad, usas el que propongas a Hacienda; y puedes pedir uno distinto si tus circunstancias cambian mucho.
• Definitiva: en la última declaración del año (4T o diciembre) calculas el porcentaje real con las operaciones de todo el año y regularizas la diferencia con lo deducido.

Ejemplo numérico de prorrata general con regularización

Una academia imparte cursos exentos (formación reglada) y también vende material y da cursos no reglados con IVA. Su prorrata definitiva del año anterior fue el 70 %, que usa como provisional. Este año ha soportado 40.000 € de IVA.

Al cerrar el año, sus operaciones con derecho a deducir suman 300.000 € y las exentas 160.000 €. Prorrata definitiva: 300.000 ÷ 460.000 = 65,22 %, que se redondea al 66 %. El IVA deducible del año es 40.000 × 66 % = 26.400 €. Como ya dedujo 28.000 €, en el 303 del 4T regulariza −1.600 € en la casilla de regularización por la prorrata definitiva ([44] en el diseño vigente del modelo).

Si el porcentaje definitivo hubiera salido más alto que el provisional, la regularización sería positiva y aumentaría el IVA a deducir. El porcentaje definitivo también sirve para regularizar durante los años siguientes los bienes de inversión (5 años en general y 10 para inmuebles) si la prorrata cambia más de 10 puntos (art. 107).

Cómo se calcula la prorrata especial

Con la prorrata especial (art. 106) separas el IVA soportado según el destino de cada compra o gasto:

• IVA de bienes y servicios usados solo en operaciones con derecho a deducir: se deduce al 100 %.
• IVA de bienes y servicios usados solo en operaciones exentas sin derecho: no se deduce nada.
• IVA de gastos comunes (local, suministros, gestoría): se deduce con el porcentaje de la prorrata general.

Aquí la especial le permite deducir 4.540 € más al año, porque la mayor parte del IVA soportado está ligado a las operaciones con derecho a deducir. Es la situación típica en la que conviene optar por la especial.

Cuándo es obligatoria la prorrata especial

Es obligatoria cuando el IVA deducible con la prorrata general supera en un 10 % o más al que resultaría con la especial (art. 103.Dos.2.º). Imagina que la academia hubiera gastado sobre todo en los cursos exentos: 8.000 € de IVA en operaciones con derecho, 20.000 € en exentas y 12.000 € en comunes.

La comprobación se hace con los datos definitivos del año; por eso conviene llevar desde el principio el destino de cada factura recibida, aunque apliques la general.

Cómo y cuándo se opta por la prorrata especial

• Plazo general: en la última declaración-liquidación del año en el que quieres aplicarla (el 303 del 4T, o el de diciembre si liquidas mensualmente), regularizando las deducciones de todo ese año (art. 28 del Reglamento del IVA).
• Inicio de actividad: hasta que termine el plazo de la declaración del periodo en el que empiezas a hacer entregas o servicios de forma habitual.
• Duración mínima: tres años naturales, incluido el de la opción. Después puedes revocarla, también en la última declaración del año.

El IVA que no puedes deducir no se pierde del todo: en contabilidad forma parte del coste del gasto o del bien, y las regularizaciones de la prorrata se registran en las cuentas de ajustes en la imposición indirecta (6341 y 6391 para circulante). Lo tienes en la guía de cuentas del Plan General Contable.

Errores habituales con la prorrata

• Redondear la prorrata a la baja o con decimales: siempre va a la unidad superior.
• Incluir en la fracción la venta de un bien de inversión o una operación financiera ocasional.
• No regularizar en la última declaración del año con el porcentaje definitivo.
• Seguir con la prorrata general cuando la diferencia con la especial ya supera el 10 %.
• Optar por la especial sin poder justificar el destino de cada factura recibida.
• Deducir al 100 % el IVA de gastos comunes por tener la prorrata especial.

Cómo te ayuda Facturatum

Facturatum calcula el modelo 303 y el 390 desde tus facturas emitidas y recibidas, separando bases y cuotas por tipo, y te deja revisar todas las casillas antes de generar el fichero o presentarlo. En las facturas recibidas puedes adjuntar el justificante y clasificar cada gasto, lo que te sirve para documentar el destino del IVA soportado. Si aplicas prorrata, revisa con tu asesoría el porcentaje y la regularización del último periodo antes de presentar.