Facturas recibidas y gastos: registra tus compras y deduce bien el IVA

Qué son las facturas recibidas y por qué importan

Una factura recibida es la que te emite un proveedor por una compra o un servicio: material, alquiler, gestoría, suministros, software. Registrarla bien tiene tres efectos: te permite deducir el IVA soportado en el modelo 303, lleva el gasto a tu contabilidad y a tu resultado, y deja controlado qué debes y cuándo vence. Si llegan por email, en papel o en PDF y se registran tarde, el trimestre se cierra con prisas y con IVA sin deducir.

Facturatum centraliza esas facturas en un solo listado con su PDF, su estado (pendiente, contabilizada, pagada) y sus asientos, para que tú o tu asesoría lo tengáis todo al día.

Para quién es

• Autónomos que necesitan sus gastos al día para el IVA y el pago fraccionado del modelo 130.
• Pymes que quieren contabilizar compras, existencias e inmovilizado sin teclear asientos.
• Asesorías que reciben facturas de sus clientes y necesitan revisarlas y procesarlas por lotes.

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   Importa los ficheros

   Arrastra a Importar los PDF de tus proveedores (también admite XML e imágenes, hasta 10 MB por archivo).

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   Revisa los datos leídos

   De cada PDF con texto se extraen número, fechas, importes y líneas, con un porcentaje de confianza y el proveedor de tu cartera más parecido. Corriges lo que haga falta y pasas a la siguiente.

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   Elige el tratamiento del IVA

   Facturatum sugiere si es una operación nacional, una adquisición intracomunitaria o una posible inversión del sujeto pasivo según el país del proveedor y si la factura trae IVA; tú confirmas.

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   Completa los detalles

   Retención de IRPF y su clasificación, suplidos, bien de inversión con su amortización o líneas de mercancía para el inventario.

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   Procesa

   Al procesar se genera el asiento de compra: gasto o existencias, IVA soportado y proveedor. Puedes procesar varias a la vez.

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   Registra el pago

   Marca la factura como pagada eligiendo la cuenta de tesorería y Facturatum crea el asiento del pago.

Si prefieres teclearla, el botón Crear abre un asistente por pasos (documento, datos básicos, proveedor, importes, revisión). Y si el PDF es una imagen escaneada sin texto, se adjunta igual y completas los datos a mano.

Tratamientos del IVA que cubre

Más allá del registro

• Pestaña Cumplimiento: agrupa las facturas con problemas pendientes, con su gravedad y la acción sugerida.
• Aviso de posibles duplicados: si ya existe una factura del mismo proveedor e importe en el mes, te avisa para que no deduzcas dos veces el mismo IVA.
• Plantillas de gasto para gastos periódicos (gestoría, cuotas, Registro Mercantil), mensuales o trimestrales, desde las que generas el borrador de cada vencimiento.
• Cola de pagos con lo vencido o que vence esta semana y descarga de una remesa SEPA (pain.001) para subirla a tu banco.
• Exportación del listado filtrado a Excel o CSV, y vínculo directo entre cada factura y sus asientos en el libro diario.

Requisitos para deducir el IVA

Según la Ley del IVA, solo puedes deducir el IVA soportado si tienes una factura completa a tu nombre, el gasto está afectado a tu actividad y lo deduces dentro del plazo de cuatro años desde el devengo. Un ticket o factura simplificada sin tus datos, por regla general, no basta. Las operaciones con un mismo proveedor que superen 3.005,06 € al año se declaran además en el modelo 347.

Errores frecuentes

• Confirmar la importación sin revisar base, IVA y número de factura: la lectura del PDF ayuda, pero no sustituye la revisión.
• Registrar dos veces la misma factura (por ejemplo, la recibida por email y la escaneada).
• Tratar como nacional una compra a un proveedor de otro país de la UE que no lleva IVA.
• Contabilizar como gasto un ordenador o un vehículo que es un bien de inversión.
• Dejar sin clasificar la retención de un alquiler o de un profesional, que luego falta en el 115 o el 111.
• No marcar las facturas como pagadas y perder de vista lo que debes a proveedores.