Factura simplificada o completa: cuándo usar cada una

Desde 2013 el «ticket» ya no existe como tal: lo sustituyó la factura simplificada. Convive con la factura completa (u ordinaria) y las dos son facturas a todos los efectos, pero no sirven para lo mismo. La simplificada es ágil para vender a particulares en un mostrador; la completa es la que necesita una empresa o un autónomo para deducir el IVA. En este artículo repasamos qué datos lleva cada una, cuándo puedes emitir una simplificada y qué hacer si tu cliente te pide después una factura con sus datos.

Qué dice la norma: el Reglamento de facturación

Las dos facturas se regulan en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). La regla general es que toda operación de un empresario o profesional se documenta con factura completa. La simplificada es una excepción que el reglamento permite en determinados casos, sobre todo cuando el destinatario es un consumidor final y el importe es pequeño. Ambas se numeran de forma correlativa, se conservan y, con Verifactu, generan su registro de facturación.

Qué datos lleva cada una

Si en una simplificada hay productos con distintos tipos de IVA, hay que separar el importe correspondiente a cada tipo. Y si la factura simplificada incluye además el NIF y el domicilio del cliente y la cuota de IVA desglosada, se suele hablar de factura simplificada «cualificada»: con esos datos, el cliente empresario puede deducirse el IVA.

Cuándo puedes emitir una factura simplificada

El reglamento fija dos umbrales, siempre con el IVA incluido:

• Hasta 400 € por operación, para cualquier actividad.
• Hasta 3.000 € en una lista cerrada de actividades: ventas al por menor, hostelería y restauración, transporte de personas, peluquerías, lavanderías, aparcamientos, servicios de revelado fotográfico y otras parecidas que enumera el artículo 4 del reglamento.
• Además, las facturas rectificativas de una simplificada pueden ser también simplificadas.

Hay operaciones en las que nunca cabe la simplificada, aunque el importe sea pequeño: entre otras, las entregas intracomunitarias de bienes (las que se declaran en el modelo 349) y determinadas ventas a distancia. Si vendes a una empresa de otro país de la UE, siempre factura completa con su NIF-IVA intracomunitario.

La clave: quién puede deducir el IVA

La Ley del IVA solo permite deducir el IVA soportado a quien tiene una factura a su nombre que cumpla los requisitos. Un ticket o simplificada sin los datos del destinatario y sin la cuota desglosada no sirve para deducir el IVA soportado en el modelo 303. Por eso, cuando un cliente empresario o profesional te compra, lo normal es que te pida factura completa (o la simplificada con sus datos).

Ejemplo. Una diseñadora compra en una papelería material por 60,50 € (50 € de base y 10,50 € de IVA al 21 %). Si se lleva solo el ticket, puede apuntarlo como gasto, pero no deducirá esos 10,50 € de IVA. Si pide factura con su nombre, NIF y domicilio y el IVA desglosado, en el 303 de ese trimestre restará 10,50 € del IVA que tiene que ingresar. A lo largo de un año, decenas de compras pequeñas sin factura se convierten en bastantes euros de IVA que pagas de más.

Si el cliente pide la factura después

El destinatario tiene derecho a que le expidas una factura completa aunque ya le hayas dado una simplificada. En ese caso no basta con «copiar» el ticket: se emite una nueva factura completa que hace referencia a la simplificada (su número y serie) y que la sustituye a efectos de deducción. Así no hay dos facturas vivas por la misma venta. Si lo que necesitas es corregir un error en una factura ya emitida, el camino es otro: la factura rectificativa, que explicamos en cuándo y cómo hacer una rectificativa.

Plazos de expedición

Como regla general, la factura se expide en el momento de la operación. Cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, hay más margen: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA. En la práctica, en el mostrador se entrega la simplificada al momento y la factura completa para empresas se emite el mismo día o, como tarde, dentro de ese plazo.

Series, numeración y Verifactu

Las simplificadas también se numeran de forma correlativa y sin saltos. Es habitual reservarles una serie propia (por ejemplo, «T» para el mostrador y «A» para las facturas completas), lo que facilita localizar después la simplificada a la que sustituye una completa o la que corrige una rectificativa. Cuando entre en vigor la obligación de Verifactu (según el Real Decreto-ley 15/2025, el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto), cada simplificada generará su registro de facturación igual que una completa, con su huella y su código QR. Si tu caja registradora o tu TPV emite los tickets, conviene comprobar con tiempo que ese sistema también cumple.

Comparativa rápida

Errores frecuentes

• Emitir simplificadas por encima de 400 € en una actividad que no está en la lista del reglamento.
• Usar la misma serie para simplificadas y completas mezclando la numeración, lo que complica después las rectificativas y los controles.
• Deducir en el 303 el IVA de tickets de gasolina, restaurantes o material sin tus datos.
• Hacer una factura completa a partir de un ticket sin indicar a qué simplificada sustituye.
• Emitir simplificada a un cliente de otro país de la UE en una entrega intracomunitaria.

Cómo te ayuda Facturatum

En Facturatum cada factura se crea como borrador y, al emitirla, recibe su número correlativo por serie y año, genera su registro Verifactu con el código QR y queda bloqueada. Los datos del cliente salen de su ficha (NIF, dirección, retención y recargo de equivalencia), así que tus facturas a empresas llevan todo lo que exige una factura completa sin teclearlo cada vez. Si te equivocas, se corrige con una rectificativa, no borrando.

En el otro lado, cuando subes las facturas de tus proveedores, revisas los datos leídos del PDF y el tratamiento del IVA antes de procesarlas, y todo alimenta el cálculo del modelo 303, que validas con la AEAT y presentas desde la aplicación. Tienes el resto de requisitos de una factura en la guía de facturación.