Gastos deducibles de autónomos: qué puedes desgravar y cómo

Cada gasto de tu actividad que no registras es dinero que pagas de más dos veces: en el IVA del modelo 303 y en el IRPF del modelo 130 y la Renta. Pero tampoco vale todo: Hacienda revisa con lupa los gastos que se mezclan con la vida personal. En este artículo repasamos qué requisitos tiene que cumplir un gasto para ser deducible, cuáles son los habituales de un autónomo en estimación directa y dónde están los límites.

Deducir en el IRPF y deducir en el IVA no es lo mismo

Cuando se habla de «desgravar» un gasto se mezclan dos cosas distintas:

• En el IRPF, el gasto reduce tu rendimiento neto (ingresos menos gastos). Si tributas al 20 % en el 130, cada 100 € de gasto deducible son 20 € menos de pago fraccionado, y el ahorro final depende de tu tipo en la Renta.
• En el IVA, lo que deduces es la cuota de IVA soportado de la factura, que restas del IVA repercutido en el 303. Solo cuenta el IVA, no la base.

Un mismo gasto puede ser deducible en uno y no en el otro: por ejemplo, la cuota de autónomos se deduce en el IRPF pero no lleva IVA, y un coche que también usas en tu tiempo libre puede permitir deducir parte del IVA pero no la amortización en el IRPF. Tienes los conceptos explicados en el glosario: IVA repercutido y soportado y base imponible.

Los cuatro requisitos de un gasto deducible

• Afectación: el gasto está vinculado a tu actividad económica y es necesario para obtener los ingresos.
• Justificación: tienes una factura a tu nombre con tu NIF. Para deducir el IVA, factura completa (o simplificada con tus datos y la cuota desglosada); un ticket normal no basta.
• Registro: el gasto está anotado en tu libro de gastos o en tu contabilidad.
• Imputación temporal: se deduce en el ejercicio que corresponde (en el IRPF, por regla general, cuando se devenga) y, en el IVA, en el trimestre en que recibes la factura o en los siguientes, con un límite de cuatro años.

La diferencia entre ticket y factura se explica con detalle en factura simplificada o completa.

Gastos deducibles habituales del autónomo

Si pagas a otros profesionales o un alquiler con retención, recuerda que esas retenciones se ingresan en el modelo 111 y el modelo 115. Y si con un mismo proveedor superas 3.005,06 € en el año, la operación va también en el modelo 347.

Los gastos con letra pequeña

Suministros si trabajas desde casa

Si tienes afectada a la actividad una parte de tu vivienda, la Ley del IRPF permite deducir el 30 % de la parte proporcional de los suministros (luz, agua, gas, internet) que corresponde a los metros afectos. Ejemplo: si el despacho ocupa el 20 % de la casa y la luz cuesta 80 € al mes, deduces 80 × 20 % × 30 % = 4,80 € al mes. Para el IBI o la comunidad, se deduce la parte proporcional (en el ejemplo, el 20 %) sin ese 30 % adicional, siempre que la parte afectada conste.

Dietas y manutención

Las comidas en tus desplazamientos de trabajo son deducibles si las pagas por medios electrónicos en restaurantes u hoteles, en un municipio distinto del de tu lugar de trabajo y de tu residencia, con los límites diarios del reglamento:

Las comidas con clientes o proveedores son otra cosa: se tratan como gastos de atenciones a clientes, deducibles con un límite del 1 % de tu cifra de negocios y siempre que puedas justificar la relación con la actividad.

Vehículo

Es el gasto más discutido. En el IRPF, un turismo solo es deducible (amortización, combustible, reparaciones, seguro) si se usa exclusivamente en la actividad, salvo excepciones como el transporte, los representantes comerciales o las autoescuelas. En el IVA, la ley presume una afectación del 50 % para los turismos, de modo que puedes deducir la mitad del IVA si demuestras ese uso.

Seguro de salud

Las primas del seguro de enfermedad tuyo, de tu cónyuge y de tus hijos menores de 25 años que convivan contigo son deducibles hasta 500 € por persona y año (1.500 € si hay discapacidad).

Gastos de difícil justificación

En estimación directa simplificada, además de los gastos con factura, puedes deducir un porcentaje del rendimiento neto en concepto de gastos de difícil justificación, con un límite anual. Es automático: no necesitas facturas, pero tampoco puedes usarlo en estimación directa normal. Tu asesoría te confirmará el porcentaje vigente; lo importante es aplicarlo igual en todos los trimestres del modelo 130. Si dudas entre estimación directa y módulos, lo comparamos en estimación directa o módulos.

Un ejemplo de trimestre

Una consultora factura 12.000 € de base en el trimestre. Registra 3.000 € de gastos con factura (gestoría, software, alquiler de un coworking y material) que llevan 500 € de IVA soportado, y paga 900 € de cuota de autónomos. Su rendimiento del trimestre es 12.000 − 3.000 − 900 = 8.100 € y el 20 % del 130 serían 1.620 € antes de restar retenciones. En el 303, a los 2.520 € de IVA repercutido les resta los 500 € soportados: ingresa 2.020 €. Si se hubiera olvidado de registrar esos gastos, pagaría 500 € más de IVA y unos 600 € más de pago fraccionado ese trimestre.

Errores que salen caros

• Deducir gastos personales o familiares (ropa de calle, comidas sin relación con la actividad, viajes de ocio).
• Deducir el IVA de tickets sin tus datos o de facturas a nombre de otra persona.
• Llevar al gasto del año un ordenador o un vehículo que hay que amortizar.
• Deducir el 100 % del coche en el IRPF sin poder probar el uso exclusivo.
• Registrar dos veces la misma factura (la del email y la escaneada).
• Olvidar la cuota de autónomos, que no llega con factura y se pasa por alto.

Cómo te ayuda Facturatum

En Facturatum subes las facturas de tus proveedores en PDF: se leen el número, las fechas, los importes y el emisor, revisas los datos, eliges el tratamiento del IVA (nacional, intracomunitario, inversión del sujeto pasivo o importación) y, al procesarlas, se crea el asiento de compra. Puedes marcar un equipo como bien de inversión para que se amortice, clasificar la retención de un alquiler o de un profesional y crear plantillas de gasto para los periódicos, como la gestoría. Si ya existe una factura del mismo proveedor e importe en el mes, te avisa del posible duplicado.

Con esos datos, el modelo 303 se calcula, se valida con la AEAT y se presenta desde la aplicación, y del modelo 130 obtienes el cálculo acumulado y el fichero oficial. Todo por 5,99 € al mes o 59,90 € al año, IVA incluido; tienes los detalles en autónomos.